Kedves Kollégák!
Az elmúlt közel egy hónapunk a KAV új adminisztrációs és nyilvántartó rendszere (KÖKÉNY/KVAR) bevezetésének és használatba vételének göröngyös útján telt el. Utolsó jelentkezésünk alkalmával arra bátorítottunk benneteket, hogy minket is megkereshettek jobbító ötleteitekkel, melyeket csokorba szedve igyekszünk képviselni az illetékesek felé.
Ezt követően nagyszámú üzenetet kaptunk tőletek (mind a képzőszervektől, mind pedig a szakoktató kollégáktól), sok hasznos javaslat és észrevétel érkezett hozzánk. A tapasztalatunk azonban azt mutatta, hogy ezekben egyelőre többségben voltak az olyan kérések, melyek kifejezetten a napi működést nehezítő hibák, hiányosságok, használati problémák megoldását kérték tőlünk (illetve tőlünk is, hiszen sokszor másolatban kaptuk meg az illetékeseknek küldött üzeneteiteket).
Ezért kapcsolatba léptünk a KAV-val és a tőlük kapott segítségre is támaszkodva jó néhány kérdést sikerült közvetlenül is megválaszolni nektek (sajnos közel sem mindegyiket). Azt gondoljuk, hogy most, néhány hét elteltével érdemes az összegyűlt tapasztalatokat összegezni és megosztani veletek, hogy azok minél szélesebb körben hasznosuljanak. Ezeket, pontokba szedve, lentebb olvashatjátok.
Természetesen – következő lépésként – továbbra is tervezzük a jövőbe mutató jobbítási javaslatok rendszerezését és továbbítását a KAV irányába, amiről ugyancsak értesítést küldünk majd nektek.
Egyben felhívjuk arra is a figyelmeteket, hogy mielőbb zárjátok le az átállási időszak eseményeinek rögzítését, ha maradtak még nyitva ilyenek.
Bízunk benne, hogy az alábbi „kisokossal” a segítségetekre lehetünk.
Baráti üdvözlettel
Huszti László
SZAKOE elnök
Szakoktatók részére fontos:
- A levezetett vezetési órákat le lehet már szűrni az oktatói felületen.
Lehetőség van az oktatói felületen különböző dátum/időszak szűrésekre mind jövőbeli, mint múltbeli, mind törölt órák esetén.
2. Tévesen berögzített, véglegesített vezetési órák kezelése.
Megoldották a hibásan rögzített véglegesített vezetési órák törlésének lehetőségét indoklás megadásával. Ezt a következőképpen végezheted el:
- Válaszd ki a „Múltbéli vezetési órák” felületen a „Típus” mezőben a „Véglegesített” állapotot!
- Írd be a tanuló nevének kezdetét és/vagy válassz időszakot!
- Válaszd ki a vezetési órát!
- Kattints a „Törlés” gombra és add meg az indokot!
Ha ezek után – adminisztrációs hiba esetén – a vezetési óra helyes adatait akarod rögzíteni a rendszerben, akkor azt újra kell rögzítened, először tervezett óraként, múltbéli adatokkal. A mentést követően a rendszer felajánlja a múltbéli óra azonnali véglegesítését, a futott kilométer adatok rögzítését.
Mielőtt véglegesítenéd, ellenőrizd le, hogy helyes adatokat adtál-e meg!
3. Forgalmi vizsgát hol kell rögzíteni a rendszerben?
Forgalmi vizsgához kapcsolódó órát nem kell rögzíteni, azt a megvalósult vizsga alapján lekezeli a rendszer.
4. Forgalmi vizsga előtt levezetett óra rögzítésének problémája. Sikeres vizsgaórát követően hatósági oldalról lezárásra kerül a tanuló képzése.
Forgalmi vizsga lezárása után a tanuló képzése (ügye) lezárásra kerül, így, ha forgalmi vizsga előtt (akár közvetlenül) vezetett a tanuló, akkor a vezetési alkalmat még a forgalmi vizsga előtt kell rögzíteni KVAR rendszerbe. Ezt akár mobileszközödről is megteheted.
5. Gyakorlati vezetés véglegesítésénél nincs „Mentés” gomb, csak „Mégsem” gomb jelenik meg.
Ez azért fordulhat elő, mert ezen a tanulók képzése a rendszerben a sikeres vizsgát követően automatikusan lezárásra került (lásd 4. pont), ennek okán már vezetési óra sem rögzíthető a rendszerbe.
6. Hibásan rögzített jármű-pótkocsi-rendszám adatok.
Amennyiben az oktatójármű, illetve pótkocsi kategóriája vagy rendszáma hibásan került rögzítésre, ezek módosítására vagy archiválására van lehetőség az adott jármű sorában található Szerkesztés ikonra kattintva.
Szakoktatók és képzőszervek részére is fontos:
- Mikor kezdhető meg egy tanuló vizsgáinak a szervezése?
A tanuló vizsgajegyzőkönyvhöz rendelésének két feltétele van: egyrészt a tanulónak aktív vizsgaüggyel kell rendelkeznie, vagyis az iskolai felületen már nem a Tanulói adatlap menüben, hanem a Tanuló menüben található meg. Ehhez a vizsgaközpont ügyintézőjének fel kell dolgoznia a tanuló előügyét, amihez két dolog szükséges: egyrészt a papír alapon beérkezett tanulói adatlapot vonalkóddal érkeztetni kell a vizsgaközpont rendszerébe (ami nem megy a képzőszervi adatszolgáltatás, vagyis a „Tanfolyamadatok” fülön található „Beküldés” gomb megnyomása nélkül). A másik feltétel, hogy elméleti képzés esetén a tanuló a teljes elméleti képzését elvégezze, rutin és járműkezelési vizsgák esetén oktatónak kiadott vezetési kartonnal rendelkezzen, forgalmi vizsga esetén pedig a Vizsgaszabályzatban megadott minimális óraszámokat levezesse.
2. Átmeneti időszakra eső gyakorlati órák rögzítése.
Erre vonatkozóan, irányadó a KAV honlapján szeptember 8-án megjelent tájékoztatás: https://vizsgakozpont.hu/kokeny/kokeny-rendszerrel-kapcsolatos-friss-informaciok
A 24/2005. (IV. 21.) GKM rendelet 39/A. § rendelkezései alapján az átmeneti időszakban (2023. augusztus 24 – szeptember 3.) vezetett órák rögzítését utólag, 2023. szeptember 30-áig bezárólag kell elvégezni.
Az átmeneti időszakban megkezdett oktatások nem hitelesített kartonjainak hitelesítését ugyanebben az időszakban kell megtenni.
Ahhoz, hogy az oktatás tényleges megkezdése és az utólagos hitelesítés közötti órák rögzíthetők legyenek, a KVAR rendszerben módosítást igényelhetnek a következő dátumok:
- karton hitelesítése,
- szakoktatónak történő kiadása,
- további szakoktató hozzárendelése.
Ezért a Tanuló -> Karton kezelés menüpontban a kiválasztott karton, Karton részletei oldalon, 2023. szeptember 30-áig, az érintett kartonok esetében elérhető a Karton adatok és Vezetési órák mellett egy „Módosítás” fül is, ahol ezek a változások egyszeri alkalommal elvégezhetők!
3. Karton hitelesítés és kiadás dátumai.
Fontos, hogy a karton hitelesítése és a karton oktatónak történő kiadása két különböző esemény a rendszerben, így azoknak akár a dátuma is eltérhet.
Előfordult több ízben, hogy az iskola hitelesítette a kartont és át is adta az oktatónak fizikálisan, de a vezetési karton felületen elfelejtette kiadni azt („Kiadás” gomb) az oktatónak a rendszerben. Ez azért probléma, mert utólag már nem dátumozható vissza a kiadás dátuma, és ha időközben történt vezetési óra – a karton tényleges fizikai kiadása és az informatikai rendszerben történő kiadás („Kiadás” gomb megnyomása) között –, akkor azokat az órákat az oktató nem fogja tudni berögzíteni utólag!
Szakoktatóként ezért mindig figyelj oda arra, hogy az Átadás dátumánál korábbi vezetési órát nem lehet rögzíteni a rendszerbe. Az oktatások megkezdése előtt mindig ellenőrizd az oktatói felületen, hogy a nálad lévő karton a kartonkezelés felületén lévő listában is látható-e.
4. Együtt tartott motoros vizsga – Vizsgajelentkezés vizsgázó mellé.
Erről készült videós anyag, amely megtalálható a KAV oldalán: https://vizsgakozpont.hu/kokeny/kokeny-rendszer-videos-tananyagai
Amire lehetőség van:
- 1 képzőszerv, 1 oktató, 2 tanuló
- 2 képzőszerv, 1 oktató, 2 tanuló
- 1 képzőszerv 2 oktató 2 tanuló (ebben az esetben nyilván az egyik oktató fogja elvinni mind a két tanulót vizsgázni a karton kezelésnél ezért ezt az oktatót hozzá kell adni segédoktatóként a másik oktató kartonjához, hogy tulajdonképpen az első változat szerint megvalósítható legyen két tanulós vizsgaidőpont-foglalás)
Ami viszont biztosan nem megy: 2 képzőszerv, 2 oktató, 2 tanuló.
Képzőszervek részére fontos:
- Hova kerülnek a tanulói adatlapok? Tanuló nem jelenik meg a rendszerben.
Tisztázni kell, hogy a tanulói rögzítés során a tanfolyamadatok rögzítésre kerültek-e? Amennyiben tanulói adatlapot már rögzítettétek, de mégsem találjátok a rendszerben, ne rögzítsétek újra az adatlapot! Amennyiben rögzítettétek és/vagy már nyomtattátok és/vagy alá is írattátok a tanulóval az adatlapot, úgy ezen tanulót a Tanuló / Tanulói adatlap menüpontban találjátok meg, a nem beküldött adatlapokra szűrve a listában. A beküldött adatlapok közé akkor kerül át az adatlap, amikor elkészül és beküldésre kerül („Beküldés” gomb) a képzőszervi adatszolgáltatás (tanfolyamadatok) is.
2. Tanulói adatlap rögzítése és képzőszervi adatszolgáltatás elvégzése.
Képzőszervi adatszolgáltatás (tanfolyamadatok tanulói adatlaphoz rendelése).
Amennyiben a rögzített tanulói adatlaphoz rendelt tanuló tantermi, vagy e-learning tanfolyamhoz rendelése megtörtént és ezek kezdete már a múltban van, megkezdődhet a képzőszervi adatszolgáltatás összeállítása, majd beküldése. Az adott tanulói adatlap részleteit megnyitva a „Tanfolyamadatok” gombra kell kattintani. Ott a szükséges tanfolyam típus megadása után a rendszer kitölti a szükséges tanfolyami adatokat. Miután megjelentek a helyes tanfolyamadatok, ezek mentése szükséges az oldal alján található „Mentés” gombra kattintva. Ezt követően az oldal tetején található „Beküldés” gomb kattinthatóvá válik és beküldhető a képzőszervi adatszolgáltatás.
A tanfolyamadatok felületen, amennyiben elmented az adatokat, a rendszer eltárolja azt, de a beküldés nem történik meg. Ehhez a „Beküldés” gombra rá kell kattintani!
Azokat a tanulókat, akik rögzítve lettek és a tanfolyamadataik is meg lettek adva és a „Beküldés” gombbal a képzőszervi adatszolgáltatást is elvégezted, a Tanulói adatlap menüpontban a Beküldve válaszkapcsoló IGEN állapot beállítása mellett találhatók meg.
3. Megfelelő tanulói adatlap nyomtatása.
Számos esetben előfordul, hogy már berögzítette a képzőszerv az adatlapot, be is vitte a Vizsgaközponthoz az aláírt tanulói adatlapot, de a Vizsgaközpontban iktatás után mégsem jelenik meg a tanuló. Ilyen eset akkor fordulhat elő, ha nem ugyanaz a tanulói adatlap került nyomtatásra, mint amelyhez a tanfolyamadatok hozzá vannak rendelve, vagy nem történt még meg a képzőszervi adatszolgáltatás. Ha a tanulói adatlap részletében, a felület felső részében az látszik, hogy „A tanulói adatlap legfrissebb verziója még nem került iktatásra”, akkor az adott adatlapot a Vizsgaközpontnál még nem került iktatásra.
4. Hibás tanulói adatok javítása.
Elektronikusan még be nem küldött képzőszervi adatszolgáltatás (tanfolyamadatok megadása) esetén a képzőszervnek van lehetősége javítani az adatokat a tanulói adatlapon. Tehát a jelentkezési adatlap összeállítása után és mindenképpen még a tanfolyamadatok beküldése előtt célszerű megtekinteni az „Ellenőrzések” fület és amennyiben ott valamelyik pontnál piros jelzés található, a kapcsolódó adatok ellenőrzése javasolt. Az ellenőrzés felületen lévő információk tájékoztató jellegűek.
Amennyiben itt piros X-et látsz, ellenőrizd az adatokat, de ha továbbra is úgy látod, hogy az adatok helyesek, akkor küldd be azokat a „Beküldés” gombra kattintva. Ezután vizsgaközpont ellenőrzi a beküldött adatokat. Néhány példa a javítható és javításra érdemes hibákra: lefelejtett második keresztnév, elgépelés a névben vagy más személyes adatban, elgépelt okmányszámok (akárcsak egy felesleges szóköz beiktatása a betű és a számkódok közé). Amit viszont nem tudsz javítani, bár a rendszer potenciálisan problémát jelez: külföldi vezetői engedélye van a tanulónak, melyet a rendszer a hazai nyilvántartásba bekérdezve nem tud ellenőrizni.
5. Tanulói adatlap – tanfolyamadatok – e-learning.
A tanfolyam adatoknál az „Átvétel e-learning rendszerből” gomb megnyomása után, ha nem talál teljes egyezést a rendszer, akkor „A tanuló személyes adatai és a kiválasztott képzés alapján nem azonosítható egyértelműen az e-learning tanfolyam. Kérjük tanuló azonosító alapján keresse ki a szükséges adatokat.” üzenet jelenik meg a felületen.
Ez az üzenet azért jelenhet meg, mert a tanulónál a tanfolyam megkezdésekor az e-Titánban rögzített adatok nem egyeznek meg a KVAR-ban rögzített jelenlegi adatokkal.
Valószínűleg a tanfolyam megkezdésekor, az e-Titánban lévő adatok nem voltak helyesek (névelírás, születési, vagy egyéb adat helytelensége) és így került lejelentésre a hatóság felé a képzése és került kiállításra a képzés igazolás.
Ilyenkor ellenőrizd, hogy a betöltött adatok biztosan az aktuális tanulóhoz tartoznak-e, továbbá ellenőrizd, hogy legalább további 2 adat helyesen, egymással megegyező módon jelenik meg, így kivédhető az a probléma, hogy nem a megfelelő képzés igazolás lesz párosítva a tanulói adatlappal.
Ezután az oldal lementése következik, majd a „Beküldés” gombbal a képzőszervi adatszolgáltatás elvégzése és ezt követően célszerű a tanulói adatlapot kinyomtatni.
6. A tanulóazonosító már foglalt.
Ez az üzenet azért jelenik meg, mert az adott tanulóhoz már rögzítettél olyan tanulói adatlapot, amihez a kérdéses tanulóazonosítót felhasználva tanfolyam adatokat mentettél, esetleg már be is küldted a képzőszervi adatszolgáltatást, így új adatlapot indítva nem tudod még egyszer, ugyanazzal a tanulóazonosítóval elvégezni a tanfolyamadatok megadását.